ทำงานอย่างไรที่เรียกว่าฉลาดทำ
โดย.....อาจารย์ เบญจมาศ พานิชพันธ์
สำหรับหลายคนปัญหาใหญ่คือมีงานมากแต่มีเวลาทำน้อยเกินไป
ทางออกหนึ่งได้แก่ ใช้ทักษะในการบริหารเวลา ใช้เวลาการทำงานอย่างมีประสิทธิภาพ
ไม่ว่าตารางเวลาจะแสนยุ่งแค่ไหน จำนวนชั่วโมงก็ยังคงมีอยู่เท่าเดิม
แต่การเปลี่ยนนิสัยเป็นเรื่องทำได้
แล้วคุณจะสามารถซื้อเวลาให้กับสิ่งที่สำคัญกับตัวคุณได้มากขึ้น
1. วางแผนอย่างสม่ำเสมอ ทุกคืนตรวจรายการสิ่งที่ต้องทำ
โครงการและธุระที่ยังทำไม่เสร็จ ทบทวนรายการและจัดลำดับความสำคัญ กะเวลาที่คุณต้องการ สำหรับทำกิจกรรมแต่ละอย่างให้แล้วเสร็จ
หาปฏิทินบันทึกแสดงเวลาของทั้งสัปดาห์
2. ลำดับความสำคัญ คุณต้องคิดว่าส่วนไหนในงานของคุณ ที่มีค่ามากที่สุดสำหรับคุณ
แล้วทุ่มเทเวลาและพลังงานส่วนใหญ่ไปในการทำงานส่วนนั้น
3. ขีดเส้นตายให้โครงการสำคัญ มุ่งความตั้งใจไปที่การเริ่มทำงานไม่ใช่จบงาน
แบ่งโครงการใหญ่ ๆ ออกเป็นส่วน ๆ ทำไปทีละส่วน กำหนดวันเสร็จสิ้นของงาน
และต้องทำให้ทันตามกำหนด และต้องได้คุณภาพสมบูรณ์แบบ
4. แบ่งงานออกไป ผ่านงานให้คนอื่นทำบ้าง
จ้างเด็กมาช่วยทำงานบ้าน จ้างคนทำสวนมาช่วยตัดหญ้า
5. จัดเวลาที่มีสมาธิที่สุด
จัดเวลาช่วงหนึ่งในแต่ละวันให้ปลอดจากการถูกรบกวน
ใช้ช่วงเวลานั้นทำสิ่งสำคัญที่สุดของวันนั้นให้แล้วเสร็จ
6. จัดระบบให้ดีไว้ตลอดวัน จำกฎข้อนี้ให้ขึ้นใจ บริหารเวลาให้ดี
แบ่งงานออกไป
หรือไม่ก็แบ่งให้คนอื่นดูแลแทน
ถ้าเป็นเรื่องที่ไม่เกี่ยวข้องหรือเป็นเรื่องที่คุณจะไม่กลับไปดูอีกให้ทิ้งลงถังขยะไปเลย
7. ออกสังคมที่ทำงานบ้าง การพูดคุยช่วยสร้างความสัมพันธ์
และช่วยให้เราสานสัมพันธ์กับเครือข่ายงานอยู่เสมอ เช่น พูดคุยแลกเปลี่ยน
เรื่องโจ๊ก ขำขัน หรือเรื่องราวส่วนตัวขณะรอเข้าห้องประชุม หรือช่วงพักกลางวันหรือพักเบรค
8. พูดหรือตอบโทรศัพท์ตามเวลาที่กำหนดไว้ จัดเวลาช่วงหนึ่งของวันประมาณครึ่งชั่วโมง
ช่วงบ่ายเป็นเวลาโทรศัพท์ บอกให้คนอื่นทราบว่า
เวลานี้เป็นช่วงเวลาที่ติดต่อคุณได้ดีที่สุด
และสะดวกที่จะโทรศัพท์กลับไปหาหรือติดต่อกลับ อีกฝ่ายจะได้คอยฟังหรือรับสายจากคุณ ตามช่วงเวลานั้น
ๆ และ ไม่รบกวนคุณมากเกินไปในช่วงเวลาอื่นระหว่างวัน
9. ยืดหยุ่นบ้าง การวางแผนอย่างรอบคอบของคุณจะไม่มีประโยชน์เลย
ถ้าคิดว่าตัวคุณเองไม่สามารถเปลี่ยนแปลงกำหนดการในตารางเวลาที่ตั้งไว้ได้
คุณอาจต้องใช้เวลาบางส่วนจัดการกับวิกฤตการณ์หรือเรื่องเร่งด่วน
หรือคุณอาจจะกำลังติดลมกับการเขียนแผนงาน ซึ่งไม่มีเหตุผลที่จะหยุดเขียนเพียงเพราะจัดเวลาสำหรับงานนี้ไว้แค่ชั่วโมงเดียว
แทนที่จะเป็นอย่างนั้น ควรฝึกการผลัดผ่อน ที่เป็นผลดี
เช่น ถามตัวเองว่า “การเลื่อนงานที่ต้องทำในรายการถัดไปออกไปสักหน่อย
และทำเรื่องที่ค้างอยู่นี้ต่อ เป็นการตัดสินใจที่ฉลาด
หรือเป็นแค่ลูกเล่นที่จะอู้งานกันแน่”
10. เริ่มวันทำงานให้เหมาะ ควรเริ่มตั้งแต่ที่บ้านเลย
หลังอาหารมื้อเย็นที่คุณต้องง่วนอยู่ในครัวอยู่แล้ว
ให้เตรียมอาหารมื้อกลางวันของวันรุ่งขึ้นไปพร้อมกัน
เตรียมเสื้อผ้าของลูกและของตัวคุณไว้ล่วงหน้า
จัดกระเป๋าเอกสาร
และใช้เวลาก่อนนอนที่หมดเรื่องกังวล
แล้วพักผ่อนหรือทำสิ่งที่ชอบ
นานาสารัตถะ... ฉบับนี้คงทำให้ผู้ที่มีงานต้องทำมาก
ๆ จะสามารถต่อสู้กับความเครียดจากงานได้หลายด้าน ทำงานเป็นผลมากขึ้น และไม่รู้สึกว่าตนเองทำงานหนักเลย
พุทธศาสนสุภาษิต
รู้กาลทำกิจ ประโยชน์ก็สมบูรณ์
โย
ทนฺธกาเล ทนฺเธตี ตรณีเย
จ ตารยิ
สสีว รตฺติ
วิภชํ ตสฺสตฺโถ ปริปูรติ.
ผู้ใดในคราวที่ควรทำช้าๆ ก็ค่อยๆทำอย่างช้าๆ
ในคราวที่ควรทำรีบด่วน
ก็รีบทำอย่างเร็วพลัน
ประโยชน์ของผู้นั้นก็บริบูรณ์
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น